همه ما خوب می‌دانیم، همان‌طور که تجارت گسترش می‌یابد، داده‌های مالی نیز پیچیده‌تر می‌شوند. مدیریت حساب‌های مالی در صفحات گسترده اکسل، گیج‌کننده، وقت‌گیر و مستعد خطا می‌شود. مسلم است که رشد کسب‌وکار نیاز به یک راه‌حل برای حسابداری دارد و این چیزی نیست جز یک نرم افزار حسابداری خوب و یک فرد حسابدار!
نرم افزار حسابداری تفاوت‌های زیادی را برای رشد کسب‌وکار شما ارائه می‌کند. از صورتحساب اولیه گرفته تا محاسبات مالیاتی و مدیریت پروژه. یک نرم افزار حسابداری ابزاری ضروری برای داده‌های مالی کسب‌وکار شما است. همچنین به مدیریت مشتریان، تطبیق حساب‌های بانکی و ایجاد گزارش‌های مالی روشن نیز کمک می‌کند.
مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار حسابداری
همان‌طور که اشاره کردیم با کمک یک نرم افزار حسابداری و حسابداری که به کار با این سیستم مسلط باشد می‌توان به مزایایی دست‌یافت. جدا از موارد ذکر شده برخی دیگر از این ویژگی‌های سودمند را می‌توان در موارد زیر مشاهده نمود.
نوشتن صورتحساب آسان
صورتحساب از وظایف ضروری تجاری و منبع اصلی جریان نقدینگی در کسب‌وکارها هستند. مدیریت فاکتورها بر روی کاغذ می‌تواند بسیار خسته‌کننده، زمان بر و خطاپذیر باشد. هنگامی که شما سفارش‌های مکرر دارید، ایجاد فاکتورهای کاغذی برای هر بار خرید مشتری امکان‌پذیر نیست. ردیابی فاکتورها و یادآوری پرداخت‌های معلق به مشتریان بدون نرم افزار حسابداری بسیار دشوار است.
بنابراین، یک نرم افزار حسابداری به‌راحتی به این مسائل رسیدگی می‌کند و صورتحساب نوشتن را آسان می‌کند. شما می‌توانید فایل‌های تکرارشونده برای سفارش‌های مشتری‌ها ایجاد کنید و فاکتورها را برنامه‌ریزی کنید تا هر بار که سفارش داده می‌شود، به طور خودکار ارسال شود.
سهولت در پرداخت های آنلاین
مرحله بعدی پس از صدور صورتحساب به مشتریان، پرداخت پول است. اگر سیستم مناسبی برای پرداخت به مشتریان ارائه نشود، جمع‌آوری پرداخت‌ها می‌تواند طاقت‌فرسا باشد.
شما می‌توانید سیستم حسابداری خود را با درگاه‌های پرداخت آنلاین مختلف ادغام کنید تا به مشتریان وسیله‌ای سریع و مطمئن برای پرداخت ارائه کنید. آنها همچنین روش‌های مختلف پرداخت؛ مانند کارت‌های اعتباری، نقدی، نقل‌وانتقالات بانکی آنلاین را به مشتریان ارائه می‌دهند. همچنین با داشتن مشتریان در سراسر جهان، کسب‌وکار شما باید آماده رسیدگی به انواع ارزها باشد.
درگاه‌های پرداخت آنلاین متصل به برنامه حسابداری شما می‌توانند چندین ارز را پشتیبانی کنند و به شما امکان می‌دهند پرداخت‌ها را به ارز مشتریان خود بپذیرید درحالی‌که حسابداری خود را با ارز شخصی خود انجام می‌دهید.
ردیابی هزینه ها
ردیابی هزینه‌ها برای کنترل جریان نقدی بسیار حیاتی است. یک نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا از هزینه‌های خود مطلع شوید و آنها را دسته‌بندی کنید تا تصویر واضحی از جایی که پول شما می‌رود را به دست آورید. همچنین شما می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری برای آپلود رسیدهای هزینه، اسکن آنها و ثبت خودکار اطلاعات استفاده کنید. این امر نیاز به نگهداری رسیدهای کاغذی و خطر گم‌شدن آنها را از بین می‌برد. برنامه‌های حسابداری صدور صورتحساب از مشتریان را برای هزینه‌هایی که از طرف آنها متحمل می‌شوید آسان‌تر می‌کنند.
تطبیق حساب های بانکی
تطبیق بانکی ویژگی اصلی حسابداری یک کسب‌وکار است و نرم افزار حسابداری آن را ساده می‌کند. اتصال حساب بانکی خود به نرم افزار حسابداری به طور مستقیم به شما امکان می‌دهد صورت‌حساب‌ها را از فیدهای بانکی به طور خودکار در حساب‌های خود استخراج کنید.
شما می‌توانید قوانین بانکی را در نرم افزار حسابداری خودتنظیم کنید تا تراکنش‌های بانکی را به‌صورت خودکار دسته‌بندی و مطابقت دهید. هنگامی که تراکنش‌های شما مطابقت داشتند، فقط باید آنها را تأیید کنید تا حساب‌هایتان تطبیق داده شود. با تطبیق بانکی، نرم افزار حسابداری کمک می‌کند تا حسابرسی کسب‌وکار شما در طول سال به‌راحتی انجام شود.
مدیریت موجودی
مدیریت موجودی یک بخش کلیدی از کسب‌وکار شما است. مدیریت موجودی، پیش نیازی برای اطمینان از موجودی کافی و ارائه خدمات بهتر به مشتریان است. این بخش شامل ثبت اطلاعات اقلام، ردیابی اقلام، حسابداری و تولید گزارش از آنها است.
همچنین می‌توانید موجودی انبار را ردیابی کنید و سطوح سفارش مجدد را برای کالاهای خودتنظیم کنید تا ایمیل‌های خودکار دریافت کنید و سفارش‌ها را به‌موقع تحویل دهید. همچنین می‌توانید گزارش‌های خاصی از موجودی برای به‌دست‌آوردن درک بهتر و مدیریت مؤثرتر موجودی ایجاد کنید.
محاسبه مالیات
یک نرم افزار حسابداری خوب برای رعایت مقررات مالیاتی مطابق با کشورتان و تسهیل پرداخت آن طراحی شده است. هنگامی که با چند نرخ مالیات کار می‌کنید، نرم افزار حسابداری می‌تواند محاسبه مالیات را سریع‌تر کند و به شما کمک می‌کند تا مالیات مناسب را بادقت بیشتری در معاملات خود اعمال کنید. همچنین شما می‌توانید با ایجاد گزارش‌های مالیاتی برای سازماندهی و زمان پرداخت مالیات آماده شوید.
تهیه صورت های مالی
شما باید به‌عنوان یک مالک بیزینس کوچک، رشد کسب‌وکار خود را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید و برای اطمینان از سلامت سازمان خود تصمیمات درستی بگیرید. گزارش‌های حسابداری به شما کمک می‌کند تا روندهای مالی کسب‌وکار خود را درک کرده و الگوهای رشد را تجزیه‌وتحلیل کنید.
انواع صورت های مالی
سه صورت مالی مهم وجود دارد که یک کسب‌وکار باید انجام بدهد: صورت جریان نقدی، صورت سود و زیان و ترازنامه.
یک نرم افزار حسابداری دارای ویژگی‌های گزارش‌دهی داخلی است که جریان نقدی را تجزیه‌وتحلیل می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از آنها استفاده کنند. شما می‌توانید صورت‌های سود و زیان و گزارش‌های ترازنامه تهیه کنید تا به شما در درک جنبه‌های مالی کلیدی کسب‌وکارتان، نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری درست برای هدایت کسب‌وکارتان در مسیر صحیح کمک کند.
نتیجه‌گیری
گزارش از داده‌های مالی برای رشد هر کسب‌وکاری حیاتی است؛ بنابراین به سیستمی نیاز دارید که صورتحساب و پرداخت‌های شما که حیاتی‌ترین چرخ‌دنده کسب‌وکارتان هستند را به‌راحتی انجام دهند.
لازم به ذکر است بهترین نرم افزار حسابداری بدون وجود یک حسابدار کاربلد پوچ و بیهوده است. پس می‌توان نتیجه گرفت نرم افزار حسابداری و حسابدار مکمل یکدیگر هستند و عدم وجود هرکدام از آنها چرخه حسابداری را ناقص می‌سازد.
