شاید پس از گسترش هر کسب‌وکاری، بسیاری از بیزینس‌ها به نقطه‌ای برسند که فرایندهای حسابداری به‌صورت دستی و روش‌های مدیریت مالیات‌ها، امور مالی، پرداختنی‌ها، مطالبات و موجودی کالا، آنها را شروع به محدودکردن کسب‌وکارشان به‌جای سود کردن کند. شرکت‌هایی که به دنبال شکوفایی هستند، باید بیش از حفظ یک دفتر کل اولیه، واردکردن داده‌ها در صفحات گسترده و اسناد مختلف و هدردادن منابع گران‌بها در ارتباط با گزارش‌های مالی، زمان کمی را بیهوده صرف این کارها بکنند.
نرم افزار مالی یا حسابداری به همه مشاغل چه کوچک و چه بزرگ کمک می‌کند تا فرایندهای مالی و محاسباتی خود را به‌صورت مقرون‌به‌صرفه‌تر، سریع‌تر و صحیح‌تر، مدیریت کنند. در این نوشتار قصد داریم تا نگاهی به ویژگی‌های مختلف یک نرم‌افزار مالی و نحوه کمک آن به شرکت‌ها برای رقابت بهتر در بازارهای پویا و پیچیده امروزی بیندازیم.
تاریخچه علم حسابداری:
محاسبات مالی و حسابداری در جهان قدمتی چندهزارساله دارد زیرا بشر از زمانی که خریدوفروش را دانست، متوجه کاربرد این علم شد. در لوح‌های گلی باستانی، پرداخت دستمزد کارگران یا کنترل موجودی خزانه شاهان یافت شده است.
درگذشته‌ای نه‌چندان دور، حساب و کتاب‌ها به شیوه دستی و با استفاده از سندهای کاغذی استفاده می‌شد. نوشتن این عملیات مستلزم صرف زمان زیادی بود که امکان اشتباه در آن بسیار زیاد بود.
با آمدن رایانه، نرم‌افزارهای مالی نیز به همراه برنامه‌های کاربردی دیگر به بازار عرضه شد. باتوجه‌به مزایای این نرم‌افزارها، سازمان‌های بزرگ و کوچک شروع به استفاده از این نرم‌افزارهای حسابداری کردند.
امروزه استفاده از یک نرم افزار مالی دیگر اختیاری نیست بلکه تبدیل به یک التزام شده است.
نرم افزار مالی چیست؟
نرم افزار مالی برای جمع‌آوری، ثبت، طبقه‌بندی، مدیریت، دسترسی و اشتراک‌گذاری داده‌های حسابداری و سایر اطلاعات مالی استفاده می‌شود. یک نرم‌افزار مالی با خودکار کردن عملکردهای دستی، مانند ایجاد ورودی‌ها، ایجاد صورت‌های مالی، به‌روزرسانی گزارش‌های کلیدی، مدیریت حقوق، دستمزد و هزینه‌ها و همچنین یکپارچه‌سازی داده‌ها در بخش‌های مختلف می‌تواند در زمان و هزینه شرکت‌ها به طور زیادی صرفه‌جویی کند.
انواع نرم‌افزار مالی:
صرف‌نظر از برندی که از انواع نرم افزار مالی برای کسب‌وکار خود استفاده می‌کنید، بهترین نرم‌افزار حسابداری شامل ویژگی‌های مانند ورودی‌های دفتر کل، صورت‌حساب پرداختنی و دریافتنی، گزارش‌دهی و تجزیه‌وتحلیل، هزینه کارکنان و … بدون کمترین خطا است.
به‌طورکلی نرم‌افزارهای مالی به دودسته تجاری و شخصی طبقه‌بندی می‌شوند. ازآنجایی‌که نرم‌افزارهای مالی مسئول کارهای حسابداری هستند؛ به همین دلیل مورداستفاده در شرکت‌های بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری، تولیدی و … هستند.
نرم‌افزارهای مالی برای 3 دسته از مشاغل زیر مناسب هستند:
- کارخانه‌ها، ادارات و …
- فروشگاه‌ها، سوپرمارکت‌ها، مغازه‌ها و …
- شرکت‌ها، کارگاه‌ها و …
آشنایی با نرم افزار مالی تحت وب:
امروزه زندگی بدون اینترنت سخت و حتی محال است، در این میان نرم‌افزارهای مالی نیز از این قاعده مستثنی نیستند. نرم‌افزارهای مالی تحت وب به شما این فرصت را می‌دهند که در هرجایی که هستید و با هر دستگاهی که دارید، فرایندهای مالی و حسابداری خود را در با کمک اینترنت و در فضای ابری ذخیره یا انجام دهید.
ازآنجایی‌که یک نرم‌افزار مالی تحت وب در فضای ابری قرار دارد و هر کسب‌وکاری می‌تواند با خرید ماهانه اشتراک این نرم‌افزارها را تهیه کند؛ دسترسی آسان در هر نقطه از دنیا و کار در محیط‌های کاربری موبایل، ویندوز و وب‌سایت برای آن میسر شده است. این دو مزیت بسیاری از سازمان‌ها را به استفاده از این نرم افزار مالی سوق داده است.
بخش‌های مختلف نرم افزار مالی:
هر نرم افزار مالی شامل دو بخش تئوری و عملی است که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم:
- 1
. بخش تئوری نرم افزار مالی:
- تعریف و طبقه‌بندی حساب‌ها بدون محدودیت رقم
- تعریف و طبقه‌بندی تفصیلی‌ها بدون محدودیت رقم
- طبقه‌بندی مجدد و مضاعف حساب‌های تفصیلی بدون محدودیت در گروه‌های مختلف
- ارتباط بین حساب‌های مالی و تفصیلی به‌صورت ماتریسی و بدون محدودیت
- تعریف مراکز مختلف صدور سند بدون محدودیت در یک سازمان
- تعریف انواع اسناد برای دسته‌بندی، جستجو و گزارش‌گیری بهترشان
- بخش عملی نرم افزار مالی:
- ثبت و طبقه‌بندی اسناد با توجه به تفکیک مراکز صدور سند
- ثبت اسناد (موقت، دائم، امضاشده، تایید شده، تصویب شده، ثبت شده) در مراحل مختلف
- ثبت اسناد حسابداری توسط کاربران مختلف
- شماره گذاری خودکار اسناد
- ثبت همزمان شماره دفاتر قانونی و شماره بایگانی روزانه سند برای یک سند
- تفکیک اسناد ثبت شده و ارسال شده در حساب های مالی از سایر نرم افزاهی حسابداری
- جستجو در اطلاعات ثبت شده در سند بدون محدودیت دوره های مالی
- فیلتر کردن اطلاعات براساس تمامی اطلاعات ثبت شده یک سند بدون محدودیت
- ثبت اسامی بدهکار و بستانکار
- آنالیز خودکار و دستی حساب های مالی و تفصیلی ( به صورت ساده و ترکیبی)
- خروجی اطلاعات ثبت شده به صورت فایل اکسل
- درج و ثبت اسناد حسابداری از فایل‌های اکسل
چرا باید از نرم افزار مالی استفاده کنیم؟
شرکت‌هایی که از روش‌ها و فرایندهای حسابداری قدیمی پیشی گرفته‌اند و از نرم‌افزار مالی برای ساده‌سازی ثبت، مدیریت، گزارش‌دهی و اشتراک‌گذاری داده‌های حسابداری استفاده می‌کنند، در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنند. با یک نرم‌افزار مالی خوب، هر کسب‌وکاری می‌تواند بسیاری از حساب‌های مربوط به بدهی‌ها و مطالبات، موجودی کالا و حقوق و دستمزد کارکنان و همچنین گزارش‌ها و صورت‌های مالی را به‌صورت خودکار انجام دهد.
از دیگر دلایل استفاده از نرم‌افزارهای مالی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- به طور خودکار پرداخت‌ها و خرج‌های فروشنده و فاکتور را برنامه‌ریزی کنید.
- دقت ورودی داده‌ها را افزایش دهید.
- گزارش‌های مالی دقیقی را ایجاد می‌کند.
- برای ظاهر حرفه‌ای‌تر، گزارش‌ها و نمودارهای سفارشی ایجاد می‌کند.
- برای پرداخت و واریز مستقیماً به یک حساب بانکی لینک می‌شود.
- محاسبه دستمزد کارکنان و مالیات برای حقوق و دستمزد.
نقش و اهمیت نرم افزار مالی در مشاغل مختلف:
نرم‌افزار مالی در یک سازمان یا شرکت می‌تواند گزارش‌های مالی را برای ارزش ریالی دارایی‌ها، بهای تمام شده محصولات، میزان بدهی‌ها، سود یا زیان سازمان ارائه داد.
8 مزیت مهم نرم افزار مالی را می‌توان به‌صورت زیر عنوان کرد:
- باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
- گزارش‌های مالی را خیلی سریع را تولید می‌کند.
- تمام داده‌های مالی شما را یکپارچه می‌کند.
- باعث افزایش دقت در داده ها می شود.
- صورت‌های مالی حرفه‌ای تولید می‌کند.
- فرایند حقوق و دستمزد را ساده می‌کند.
- حساب دقیقی را ارائه می‌دهد.
- پرونده مالیاتی را ساده می‌کند.
یک نرم افزار مالی خوب چه ویژگیهایی دارد؟
درست است که تمامی نرم افزارهای مالی وظیفه حسابداری و انجام عملیات محاسباتی را دارند اما وقتی صحبت از ویژگی‌های یک نرم افزار مالی خوب به میان می‌آید تفاوت در امکانات، خصوصیات و گارانتی آن برنامه است.
در ادامه به خصوصیات یک نرم افزار مالی خوب می‌پردازیم:
- یکپارچگی و تعامل با سایر برنامه‌ها
یک نرم افزار مالی خوب دارای یکپارچگی و ارتباط با دیگر نرم افزارهای مالی و اداری مثل نرم افزار خزانه‌داری، فروش، انبارداری و … است تا از اتلاف وقت و سرمایه برای واردکردن جداگانه اطلاعات در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستی جلوگیری کند.
2. کاربری آسان
کاربری آسان برای افراد تازه کار در حسابداری یک ویژگی مهم تلقی می شود؛ از همین رو این خصوصیت را می‌توان در لیست ویژگی‌های خوب برای یک نرم افزار مالی در نظر گرفت.
رتبه یک برای کاربری ساده و در عین حال جذاب بودن محیط کاربری را می‌توان در نرم افزار مالی هلو به وضوح دید.
3. امکان گزارش‌گیری با تعیین سطح دسترسی
امکان گزارش‌گیری در سطوح دسترسی مختلف در سازمان‌ها بسیار مهم است زیرا می‌تواند به مدیران ارشد تا کارمندان ساده دسترسی‌های خاصی ارائه دهد.
همچنین امکان گزارش‌گیری می‌تواند در جلوگیری از جریمه‌های مالیاتی که ممکن است به علت سهل انگاری واشتباهات پیش بیاید، کمک زیادی کند.
4. امکان ارتقا و توسعه نرم افزار مالی
با توجه به سرعت پیشرفت تکنولوژی، امکان ارتقا و توسعه نرم افزار مالی یک ویژگی مهم تلقی می‌شود. یکی از نکاتی که در هنگام انتخاب یک ویژگی نرم افزار مالی خوب باید در نظر بگیرید این است که برنامه‌های ارزان قیمت در آینده امکان ارتقا و توسعه را ندارند.
5. امنیت و حفظ اطلاعات
امنیت موضوعی است که در حفظ اطلاعات یک سازمان حرف اول را می‌زند و نگهداری حساب و کتاب‌های یک کسب‌وکار نیز از این مورد مهم جدا نیست. یک نرم افزار مالی خوب باید امنیت اطلاعات مالی یک سازمان را به خوبی حفظ کند و آنها را از هرگونه دسترسی غیر مجاز حفظ کند.
6. خدمات پشتیبانی مناسب
زمانی که قصد خرید کالا یا خدماتی را دارید داشتن پشتیبانی، اولویت بسیار مهمی در انتخاب‌هایتان می‌شود. در واقع پشتیبانی باعث می‌شود احساس کنید در تمامی مراحل کسی کنارتان است و در صورت هر گونه مشکلی می‌تواند خیلی سریع به شما کمک کند.
نرم افزارهای مالی نیز ممکن است برای بسیاری از افراد کمی سخت باشند و نیاز به همراهی و حمایت از طرف فروشنده را داشته باشند؛ لذا در هنگام خرید یک نرم افزار مالی خوب به پشتیبانی آن دقت کنید تا در صورت بروز هر مشکلی بتوانید به راحتی آن را برطرف کنید.
نرم افزار مالی یکپارچه چیست؟
بهترین تعریف برای این سوال اینست که، نرم افزار مالی یکپارچه شامل مجموعه‌ای از نرم‌افزارهاست که بسیاری از شبکه‌های مالی را به هم در مکان‌های مختلف متصل می‌کند و می‌توان در هر مکان و زمانی با استفاده از یک نرم افزار مالی یکپارچه، محاسبات حسابداری را انجام داد.
نرم‌افزارهای مالی یکپارچه را می‌توان هسته اصلی یک سازمان دانست که مدیران بر اساس گزارش‌های این نرم‌افزار اقدام به گرفتن تصمیمات مهم برای رشد و توسعه آن سازمان و شعبات مختلفشان می‌گیرند.
ویژگی بهترین نرم افزار مالی یکپارچه:
ازآنجایی‌که وجود یک نرم‌افزار مالی برای سازمان‌ها یک نیاز و الزام است از همین رو شاید انتخاب اینکه کدام یک از این نرم‌افزارهای مالی یکپارچه بهترین است، کمی سخت باشد.
برای انتخاب بهترین نرم افزار مالی یکپارچه باید توجه داشت که سریع‌ترین برنامه که بتواند صحیح‌ترین و جامع‌ترین گزارش‌های مالی و حسابداری را تهیه کند، این عنوان را می‌گیرد.
از دیگر ویژگی‌ها برای بهترین نرم‌افزار مالی یکپارچه، کیفیت خوب و قیمت مناسب است؛ تنها موردی که باید برای خرید این برنامه در نظر داشت این است که هر کسب‌وکاری نیاز به چنین نرم‌افزاری ندارد و باید متناسب با مشاغل موردنظر انتخاب کرد.
معرفی نرم افزار یکپارچه هلو:
نرم افزار مالی هلو یک نرم‌افزار ایرانی است که در بین نرم‌افزارهای حسابداری، پرکاربردترین است. نرم‌افزار هلو ویژگی‌های خاصی دارد که کاربری آسان در کنار عملیات سنگین محاسباتی از مهم‌ترین این ویژگی‌هاست.
هلو یک نرم‌افزار حسابداری است که تمامی ویژگی‌های یک نرم‌افزار مالی یکپارچه را دارد، در ادامه به این خصوصیات می‌پردازیم:
- استفاده راحت
بیشترین دلیل محبوبیت برنامه هلو ، استفاده آسان و راحت آن برای همه افراد ( غیر متخصص و متخصص) است.
- امنیت بالا
نرم‌افزار هلو از امنیت بالایی برخوردار است و به‌منظور جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز بر روی قسمت‌های مختلف آن، رمز قرار داده شده است و یا برای کاربران مختلف سطح دسترسی تعیین شده است.
- امکان گزارش‌گیری
گزارش‌گیری یکی از مهم‌ترین اهداف از به‌کاربردن نرم‌افزارهای مالی است که برنامه هلو این امکان را به‌راحتی برایتان فراهم می‌کند.
کلام آخر:
امروزه شرکت‌ها و می‌توان گفت هر کسب‌وکاری برای حذف کارهای دستی و اضافی حسابداری از نرم‌افزار مالی استفاده می‌کنند؛ در واقع با کمک نرم‌افزار مالی افراد وقت کافی دارند تا بر روی وظایف دیگری تمرکز کنند.
استفاده از نرم افزار حسابداری برای همه مشاغل کوچک و بزرگ ضروری است و ازآنجایی‌که همه شرکت‌های بزرگ در شهرهای مختلفی شعبه دارند استفاده از یک نرم افزار مالی یکپارچه بسیار مهم است.
در واقع با استفاده از یک نرم افزار مالی یکپارچه مانند هلو، مدیران می‌توانند نتایج را بهتر تجزیه‌وتحلیل کنند و برای آینده سازمان تصمیمات درست داشته باشند.
اگر شما نیز به نرم‌افزار یکپارچه هلو نیاز دارید، می‌توانید همین امروز با کارشناسان ما در محاسب پرداز تماس بگیرید تا از مزایای این نرم افزار مالی عالی بهره‌مند شوید.
سؤالات متداول:
نرم‌افزار هلو چیست؟
برنامه هلو، رایج‌ترین نرم‌افزار حسابداری است که ساخت کشور ایران است. نرم‌افزار هلو برای افرادی که در حسابداری تازه‌کار هستند، بسیار مناسب است.
معنی نرم افزار مالی یکپارچه چیست؟
نرم‌افزار مالی یکپارچه امکان حسابداری از قسمت‌های مختلف و دور از هم یک سازمان را فراهم می‌کند.
استفاده از نرم افزار مالی یکپارچه چه مزایایی دارد؟
استفاده از نرم افزار مالی یکپارچه برای مدیرانی که شعبات مختلف در شهرهای مختلف دارند بسیار مناسب است.
